Sistemas de back office y multipropiedad en un hotel

Sistemas tecnológicos en un hotel moderno – parte 3

En el anterior artículo de esta serie hablamos sobre lo que es y lo que hace un sistema de gestión de propiedad hotelera o PMS (Property Management System). Pues bien, a continuación conoceremos dos sistemas que son independientes –o sea, que técnicamente no pertenecen o no son parte integrante del PMS!-, aunque ambos estén totalmente vinculados y directamente acoplados a este. Son por tanto sistemas complementarios al Property Management System del hotel, que proporcionan funcionalidades agregadas y concretas. Siendo estos dos sistemas de los que vamos a hablar hoy: 1) el back-office system por un lado (o sea, el paquete de aplicaciones que proporciona soluciones para todo el proceso financiero del hotel, presupuestos, presentación de resultados, etc.); y 2) el vacation ownership system por otro lado (esto es, un sistema adicional el cual permite añadir características y funcionalidades específicas para aquellas propiedades hoteleras que trabajen en el segmento de la multipropiedad o el condohotel).

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Y llegados a este punto debemos hacer una pequeña puntualización antes de continuar. La cual consiste en aclarar que para esta serie de artículos dedicados a los sistemas tecnológicos de un hotel, en Hotelworld Consulting hemos elegido una determinada configuración de sistemas, esto es, una de varias posibles! Para nuestras descripciones escogimos una configuración bastante completa, en aras de cubrir integralmente la mayoría de sistemas que nos podemos encontrar hoy día en nuestro sector. Por tanto elegimos una configuración de sistemas en la cual un hotel real -pero anónimo a efectos de nuestra exposición-, pues tiene contratado y operando un completo paquete de soluciones tecnológicas. (Una variante cuyo esquema general ya vimos en el anterior artículo –esquema el cual usted puede consultar nuevamente haciendo click aquí-.)

Por lo tanto, quede por favor claro que este es un esquema válido y existente; muy completo por la integral actividad que nuestro hotel modelo desarrolla (es un hotel, es un condohotel, trabaja con una gran compañía con estructura corporativa, tiene website propia, apuesta decididamente por canales de comercialización on-line, trabaja con proveedores tecnológicos líderes en el mercado, etc., etc.). Pero en ningún momento estamos afirmando que sea el esquema que su hotel posee! Ya que su unidad puede no tener parte de estos sistemas, puede tenerlos todos, o puede hasta incluso tener alguno más que aquí no describimos -como requisito y complemento a sus individualidades operacionales-.

Dicho todo lo anterior, comencemos entonces a ver más de cerca el back-office system de nuestro hotel (cuya descripción genérica le servirá para entender adecuadamente las funciones que la mayoría de estos modernos sistemas hoy en día cumplen).

De entrada, el sistema de back-office tiene lógicamente que estar conectado con nuestro PMS o sistema de gestión de propiedad central del hotel. Tengamos en cuenta que en numerosas ocasiones –como en el caso de nuestro hotel modelo-, el proveedor tecnológico del PMS no es el mismo que el del back-office; por ende, la compatibilidad tiene que estar 100% asegurada! Y esto se logra perfectamente a través de una interfaz de aplicaciones, la cual permite que ambos sistemas ¨se hablen¨ entre ellos sin problemas. (Hoy en día, la mayoría de productores de sistemas hoteleros tienen ya numerosas interfaces disponibles, que satisfacen ampliamente los requisitos más habituales. Y mucho más si hablamos de empresas lideres en el sector, cuyo interés por trabajar juntas y ofrecer a los hoteles soluciones integrales les hace tener sus respectivos sistemas convenientemente compatibilizados…)

Ya tenemos por tanto el PMS conectado al back-office system. Conectividad que en este caso no se quedará ahí, puesto que la oficina corporativa del hotel (de la cadena que lo opera), también necesitará un enlace con el sistema –por motivos obvios que aquí ahora no ampliamos-, el cual en nuestro caso se realiza a través de un router VPN con conexión a Internet.

Así queda entonces, y de momento, nuestro esquema de sistemas tras lo visto en el anterior artículo de esta serie, y tras lo leído hasta ahora en esta parte.

Y ahora, ¿cuales son esas importantes funciones que podemos realizar gracias a la suite financiera de nuestro hotel…? (evidentemente son muchísimas!, y aquí nos limitaremos a enunciar solamente algunas -para hacernos mejor a la idea de todo lo que el sistema tecnológico de back-office implica-).

• Operaciones y anotaciones contables / libro mayor; (la suite financiera nos proporciona herramientas para capturar, analizar y reportar diferentes transacciones administrativas del hotel).

• Operaciones y movimientos de caja y cuenta corriente, conciliaciones de facturas, balance, gastos financieros, proceso de pagos, créditos a clientes y proveedores, etc.

• Gestión y localización de activos, amortizaciones, tareas relacionadas con los inventarios, con el control de arrendamientos / alquileres / leasings, etc.

• Con una moderna solución financiera como la que describimos tenemos la opción de utilizar múltiples libros contables, con la posibilidad de registrar / ajustar entradas de contabilidades en red y definir diferencias entre reportes locales y corporativos.

• Gestión de presupuestos: definimos y elaboramos los presupuestos para el hotel, nos permite verificar cumplimientos, analizar desviaciones, comparar ratios y numerosas variables estadísticas, controlamos la operación en sus diferentes partidas de ingresos y gastos, las compras, etc.

• La suite brinda una gestión integrada para hoteles miembros de grandes cadenas o franquicias, pudiéndose manejar cómodamente todos los contratos, la facturación, las ventas e ingresos, reportes personalizados para cada una de las unidades, etc.

• Estas aplicaciones modernas igualmente nos permiten numerosas configuraciones en cuanto al control y la seguridad en el uso del sistema conectado, tales como fijar las combinaciones aceptadas entre las cuentas, centros de costo y diferentes divisiones hoteleras. También podemos establecer la seguridad y el acceso de los usuarios en red y sus niveles, en dependencia de la ubicación y el puesto de quien opere, etc.

Como apreciamos, tareas y características se puede decir que indispensables y vitales en el día a día de nuestro negocio; y tareas o funcionalidades las cuales ya tenemos ubicadas (desde un punto de vista de sistemas), donde pertenecen y donde se generan.

Finalmente, y como ya enunciamos arriba, en el presente artículo queremos también mencionar otro sistema que cualquier unidad alojativa inmersa en el negocio condo-hotelero o de multipropiedad (time-sharing), pues debe tener. Y nos referimos a un sistema / módulo complementario al sistema PMS central, el cual añada funcionalidades especificas para este tipo de negocio (muy particular en muchos de sus requerimientos informáticos y de gestión).

Este sistema agregado iría directamente conectado con el PMS del establecimiento, por tanto el esquema de lo que hemos introducido hasta el momento sería el siguiente:

A continuación, algunas de las funciones más relevantes que este nuevo sistema nos proporciona en el hotel (y en este ejemplo hemos elegido predominantemente funciones de un condo-hotel, para ilustrar mejor determinados aspectos únicos que lo diferencian y caracterizan):

• Extractos de cuenta para propietarios: a través del sistema la administración del condo-hotel podrá generar automáticamente reportes que, con la periodicidad establecida, informen a los diferentes condo propietarios acerca de la actividad que ha tenido su unidad o sus unidades, incluyendo las regalías que le corresponden, los cargos que se hayan generado durante el periodo, etc.

• Acceso web interno para propietarios: estos sistemas igualmente suelen tener una funcionalidad por la cual los condo propietarios tienen acceso on-line a una intranet privada, en la cual pueden consultar su ficha y sus datos personales, toda la información estadística relativa a la explotación hotelera de su unidad o unidades, también pueden aquí realizar reservas propias o familiares dentro de los cupos establecidos para tal efecto, etc.

• Gestión de contratos: parte esencial del sistema, ya que a través de esta funcionalidad se establecen y gestionan los parámetros que el contrato con cada propietario contempla; permitiendo a la unidad hotelera (gracias a la permanente interconexión con el PMS central del hotel), manejar de manera coordinada todas las capacidades habitacionales en explotación. Aquí también se regularán y codificarán todas las condiciones inherentes a esta actividad condo hotelera, tales como los cargos aplicables según contrato, frecuencias de limpieza en estancias propias, costes de lavandería o mantenimiento, etc. La integración con el PMS central del hotel permitirá asimismo que todos estos datos estén perfectamente sincronizados con los módulos funcionales de habitaciones, front-desk o administrativos (ver artículo anterior de esta misma serie), lo cual permitirá que la operación hotelera / condo-hotelera se desarrolle con integral organización!

• Gestión de Time-Share: estos sistemas agregados como el vacation ownership system aquí descrito también permiten en las explotaciones de tiempo compartido la opción de fijar parámetros necesarios tales como las temporadas, los días de la semana en los cuales se inicia la estancia del cliente, los tipos de alojamiento y habitación, etc. Todo ello, y como ya dijimos en el punto anterior, debidamente armonizado con el sistema PMS central del hotel, en aras de garantizar una operación planificada.

Y bueno, terminar resumiendo que en este artículo hemos conocido un poco mejor dos sistemas más de un hotel (condo hotel), y cómo ambos están enlazados y conectados al sistema central de la unidad o a las oficinas corporativas de la cadena. En el siguiente capítulo continuaremos expandiendo nuestro esquema de sistemas tecnológicos, con el objetivo de seguir ubicando y seguir conociendo cómo funcionan e interaccionan las principales herramientas de nuestra gestión hotelera moderna.

Hasta entonces me despido con un cordial saludo hotelero,

Daniel Suárez

Director

Hotelworld Consulting